Extern kommunikation

Preview

Jakt och viltvård är intressanta ämnen som människor vill få information om. Med den externa kommunikationen skapas en bild av jakten som hobby samtidigt som man sprider information om hållbar vilthushållning. Med dess hjälp uppmuntras intresserade att komma med i jaktverksamheten, sprids information om jaktvårdsföreningarnas verksamhet och upprätthålls kontakterna till intressentgrupperna. Det är bra att bygga upp den externa kommunikationen utgående från jaktvårdsföreningens årsklocka för kommunikation.

Det är bra att tänka på att allmänhetens kännedom om jakt och viltvård kan vara ganska begränsad. I extern kommunikation som riktar sig till allmänheten ska man ta upp huvuddrag och grundläggande fakta. Utgå från antagandet att mottagaren inte vet någonting om frågan. Till exempel då du ger intervjuer är det bra att komma ihåg att den som inte känner till någonting om jakt inte nödvändigtvis förstår jakttermerna och därför kan tolka dem fel. Därför är det skäl att alltid försäkra sig om att mottagaren förstår vad det är frågan om.

I kommunikationen är det också viktigt med kontinuitet. Aktiv och regelbunden kommunikation ger bilden av en aktivt verksam jaktvårdsförening.

Kanaler för extern kommunikation

Webbplats

På webbplatsen kan jaktvårdsföreningen samla information om föreningen som är tillgänglig för alla. På webbplatsen kan man berätta till exempel om jaktvårdsföreningens verksamhet, kommande evenemang och om hur man gör för att komma med i verksamheten. Sidorna kan vid behov vara mycket enkla.

För att skapa och uppdatera webbsidorna krävs ganska mycket aktivitet av den som har hand om uppgiften. Åtminstone evenemangskalendern och kontaktuppgifterna borde alltid vara uppdaterade. På nätet finns också ett visst utbud av avgiftsfria webbplats- och bloggbottnar.

Sidorna riista.fi och tidningen Jägaren

Jaktvårdsföreningarna har skyldighet att informera om sina jägarkurser, jägarexamina och skjutprov. Tidpunkterna för jägarkurser samt jägarexamina och skjutprov meddelas i första hand via tjänsten Oma riista senast sju dygn innan de ordnas. De evenemang som sparas i tjänsten Oma riista syns omedelbart för alla kunder i evenemangskalendern på sidorna riista.fi, som uppdateras av Finlands viltcentral. I evenemangskalendern kan man också informera om många andra evenemang som föreningen ordnar, som till exempel vildmarkskvällar och träningsskjutningar. På sidorna riista.fi finns också uppdaterade kontaktuppgifter till jaktvårdsföreningarna och deras förtroendevalda.

I tidningen Jägarens januarinummer meddelas tid och plats för jaktvårdsföreningarnas årsmöten. Man kan också ge tips på nyheter till Jägaren om sådant som berör alla jaktvårdsföreningars medlemmar på riksomfattande nivå. Sidorna riista.fi och tidningen Jägaren är kanaler för jaktvårdsföreningens såväl externa som interna kommunikation.

Sociala medier i extern kommunikation

De sociala medierna har de senaste åren förändrat mediefältet dramatiskt och gett många nya kommunikationskanaler som är i allas användning. Ur jaktvårdsföreningens synvinkel är fördelarna med sociala medier att de är lättillgängliga, lätta att använda och kostnadseffektiva. Många kanaler inom sociala medier är populära i synnerhet bland unga vuxna, vilket gör det möjligt att nå nya potentiella medlemmar och få med dem i verksamheten. Kanalerna för sociala medier är också enkla att använda, fungerar med de flesta smarta enheter och datorer och är huvudsakligen gratis. Elektronisk kommunikation har också allt större betydelse i den externa kommunikationen.

  • Användningen av sociala medier är inget självändamål utan det viktigaste i samband med användningen är ett äkta behov.
  • Till exempel Facebook är vid sidan av den officiella webbplatsen en lättare kommunikationskanal, där också personligheten får synas.
  • Vid användningen av sociala medier är det viktigt med aktivitet och regelbundenhet.

Facebook: Via jaktvårdsföreningens offentliga Facebook-sidor kan man enkelt informera om till exempel föreningens evenemang och ge grundläggande information om jaktvårdsföreningen. Där kan man också berätta om olika händelser och erfarenheter, vilket ofta är populära inlägg. Man måste ändå alltid komma ihåg att beakta jaktvårdsföreningens offentliga roll. Facebook-sidan kan också användas för att dela information om andra aktörers nyheter.

Twitter: Twitter är en plattform som används främst för offentlig diskussion. Den är en omtyckt kommunikationskanal för många journalister och olika organisationer och därigenom också en bra kanal för nätverksbyggande. Via Twitter kan man sprida till exempel meddelanden och berätta om aktuella frågor. Twitter är en kommunikationstjänst, i vilken användarna kan skicka tweets, dvs. meddelanden på 280 tecken i ett nyhetsflöde. Därtill används i meddelandena nyckelord, dvs. hashtaggar (#), med vars hjälp en tweet kan ordnas in under en viss diskussion.

 

Spelregler för diskussioner på sociala medier
  • Kom ihåg att då du deltar i en diskussion på jaktvårdsföreningens Facebook-sida, eller i något annat diskussionsforum, i egenskap av förtroendevald eller verksamhetsledare för en jaktvårdsförening, representerar du också din jaktvårdsförening och därigenom hela viltförvaltningen.
  • Framför inte dina personliga åsikter som jaktvårdsföreningens åsikter.
  • Basera alltid det du skriver eller kommenterar på fakta. Om du inte är insatt i saken, ta reda på eller fråga någon som vet.
  • Det är svårt eller i det närmaste omöjligt att helt och hållet få bort en text som har publicerats på Internet.
  • Det är viktigt att jaktvårdsföreningen ser till att det som publiceras på sidorna följer spelreglerna för en saklig diskussion. Gör alltså upp tydliga regler för sidorna och meddela att osakliga kommentarer tas bort och att diskussionen till de delarna är styrd. Det handlar inte om att tysta ned en diskussion utan om att säkerställa att diskussionen är saklig.
  • Låt inte känslorna styra då du skriver. Läs dina kommentarer eller den text du ska lägga upp på Facebook flera gånger och sträva efter saklighet, begriplighet och entydighet.
Mediekommunikation

Med mediekommunikation avses extern kommunikation som framförs till exempel via de lokala tidningarna eller på radio eller via medier på riksomfattande nivå. Det att jakten och jaktvårdsföreningarna syns i olika medier påverkar hur känd, trovärdig och intressant föreningen är för allmänheten. Det i sin tur påverkar till exempel ryktet och hur jakten accepteras. För jaktvårdsföreningen är i synnerhet de lokala medierna viktiga samarbetspartner. Mediekommunikationen är också en viktig del av förvaltningens öppenhet och hur man berättar om dess verksamhet.

Jaktvårdsföreningen kan få mediesynlighet via pressmeddelanden, sociala medier och till exempel olika evenemang. En journalist kan till exempel se på Facebook att jaktvårdsföreningen ska ordna ett intressant evenemang, som journalisten vill skriva om. Det lönar sig också att själv hålla aktiv kontakt till redaktionerna i regionen.

Vid kontakt med redaktioner:

  • Det lönar sig att tipsa redaktionen om aktuella frågor i anknytning till jaktvårdsföreningen och jakten.
  • Se till att vara lätt att nå. Föreningens kontaktuppgifter finns på sidorna riista.fi. Vid behov kan jaktvårdsföreningen skicka ett faktablad med kontaktuppgifter och information om verksamheten till redaktörerna i området. När föreningen publicerar pressmeddelanden är det viktigt att se till att någon kan svara på frågor vid tidpunkten för publiceringen. Vid andra tidpunkter är det bra att vara förberedd på intervjuförfrågningar genom att göra upp en lista på medlemmar som kan ge kommentarer om den först nämnda är förhindrad.
  • Kom ihåg att medier, som till exempel tidningar, själva bestämmer vad de publicerar.

Pressmeddelanden:

Pressmeddelanden är ett bra sätt att få synlighet i medierna. Ett bra pressmeddelande är kort och koncist, med en rubrik som berättar om textens huvudsakliga innehåll. I pressmeddelandet framförs information om någonting med nyhetsvärde, som till exempel jaktvårdsevenemang, viltinventeringar, byte av styrelse och verksamhetsledare eller till exempel ett betydande evenemang för jaktvårdsföreningen eller dess område. Tips på ämnen för pressmeddelanden och modeller för hur de skrivs finns på sidorna riistainfo.fi. Det lönar sig att förbereda sändlistor för utskick av pressmeddelanden.

Insändare:

En insändare är ett bra sätt för jaktvårdsföreningen att ta ställning exempelvis till eventuella sakfel i tidningsartiklar. En insändare grundar sig alltid på fakta. När du uttrycker föreningens ståndpunkt eller ger ett utlåtande i jaktvårdsföreningens namn, ska du komma ihåg jaktvårdsföreningens ställning som offentligrättslig förening.

Marknadsföring och broschyrer

Jaktvårdsföreningen kan vid behov göra reklam för sina evenemang och presentera sin verksamhet genom att till exempel köpa reklamutrymme i en lokaltidning, delta i en mässa eller ett annat lokalt evenemang. Små broschyrer är också ett bra sätt att berätta om till exempel jaktvårdsföreningens verksamhet.